EHF er et elektronisk fakturaformat for bedrifter og offentlig sektor. I nettgiro.no kan du sende EHF uten kompliserte oppsett, så lenge mottakeren kan ta imot formatet og nødvendig informasjon er registrert.
Hva er EHF-faktura?
EHF står for elektronisk handelsformat. Det er et strukturert format for fakturaer som sendes fra ett økonomisystem til et annet, slik at mottakeren kan lese inn fakturaen automatisk.
I praksis betyr dette at fakturaen ikke sendes som PDF på e-post, men som maskinlesbare data. Det reduserer manuell punching og gjør behandlingen raskere hos kunden.
Når brukes EHF?
EHF brukes ofte når du fakturerer selskaper, kommuner og statlige virksomheter. Mange offentlige mottakere forventer dette formatet, og en del private bedrifter har også valgt å motta fakturaer på denne måten.
Hvis du for eksempel fakturerer en kommune for 12 500 kroner ekskl. MVA for konsulentarbeid, vil kommunen normalt ønske fakturaen sendt som EHF i stedet for på e-post eller papir.
Hva må være på plass før du kan sende?
For at en faktura skal kunne gå som EHF, må noen grunnleggende vilkår være oppfylt.
- Du må fakturere fra en virksomhet med organisasjonsnummer.
- Kunden må være registrert med riktig organisasjonsnummer.
- Mottakeren må kunne motta EHF gjennom ELMA, som er adresseregisteret for slike fakturaer.
Organisasjonsnummeret fungerer i praksis som adressen til mottakeren i denne typen sending. Derfor er det viktig at nummeret er korrekt.
Slik sender du EHF i nettgiro.no
- Opprett fakturaen som vanlig i nettgiro.no.
- Velg kunden du skal fakturere, eller opprett en ny kunde.
- Fyll ut nødvendig referanseinformasjon hvis kunden krever det, for eksempel
Deres referanse. - Gå til sending og velg EHF og tast inn kundens organisasjonsnummer.
- Send fakturaen.
For deg som bruker systemet, er arbeidsflyten stort sett den samme som ved vanlig fakturering. Forskjellen er først og fremst at mottakeren identifiseres med organisasjonsnummer, og at fakturaen leveres direkte til mottakerens system.
Hva skjer når kunden kan motta EHF?
Når riktig organisasjonsnummer er registrert, kan nettgiro.no bruke dette til å sende fakturaen i korrekt kanal. Du slipper dermed å forholde deg til e-postadresse for selve leveringen av EHF-fakturaen.
Dette gjør løsningen både enkel og praktisk, særlig hvis du sender mange fakturaer til bedriftskunder. For små og mellomstore virksomheter er det en rimelig måte å håndtere elektronisk fakturering på uten ekstra tungvinte prosesser.
Referansefelt du ikke bør glemme
Mange mottakere krever en intern referanse for at fakturaen skal bli behandlet riktig. Det kan være navn på bestiller, prosjektkode eller et ressursnummer.
Mangler denne informasjonen, kan fakturaen bli avvist eller forsinket. Spør kunden hva som skal stå i feltet før du sender.
Vanlige årsaker til at EHF ikke kan sendes
- Kunden mangler organisasjonsnummer i kundekortet.
- Organisasjonsnummeret er feilregistrert.
- Mottakeren er ikke satt opp for å ta imot EHF.
- Obligatoriske referansefelt er ikke fylt ut.
Hvis EHF ikke er mulig, må du bruke en annen leveringsmåte som kunden godtar. Det er derfor lurt å kontrollere kundeinformasjonen tidlig, spesielt før du sender til nye bedriftskunder.
Hvorfor velge EHF?
EHF passer godt når du vil ha en mer effektiv fakturaflyt. Fakturaen kommer raskt frem, og mottakeren kan behandle den automatisk i stedet for å registrere innholdet manuelt.
For deg betyr det mindre administrasjon og færre feil knyttet til sending. I nettgiro.no får du dette i en løsning som er laget for å være enkel å bruke og som holder kostnadene nede.