En KID-avtale, også kalt OCR-avtale, gjør at betalinger med KID-referanse kan kobles automatisk til riktige fakturaer. Det betyr mindre manuell oppfølging og raskere oppdatert oversikt over hva som er betalt.
Hva er en KID-avtale?
KID står for kundeidentifikasjon. Det er tallrekken kunden bruker som betalingsreferanse når en faktura betales. Når du har en aktiv KID-avtale på bankkontoen din, kan systemet lese inn disse innbetalingene og finne riktig faktura uten at du må registrere betalingen selv.
Avtalen er knyttet til én bestemt bankkonto. Hvis du bruker flere kontoer for innbetalinger, må du avklare med banken hvordan dette skal håndteres.
Når er det nyttig å bruke KID?
KID er spesielt nyttig når du sender mange fakturaer, eller når du vil slippe å sjekke hver innbetaling manuelt. Løsningen passer også godt hvis kundene dine ønsker en tydelig betalingsreferanse i nettbanken.
For eksempel: Hvis du sender 50 fakturaer i måneden og flere kunder betaler samme dag, vil automatisk matching spare deg for mye manuelt arbeid. I stedet for å lete etter beløp og avsendere, blir betalingen registrert direkte på riktig faktura.
Fordeler med KID-avtale
- Innbetalinger blir automatisk matchet mot fakturaer.
- Du reduserer risikoen for feil ved manuell registrering.
- Fakturastatus oppdateres raskere.
- Du får bedre oversikt over åpne og betalte krav.
- Kunden får en tydelig referanse å betale med.
- Du kan få e-post med oversikt over registrerte innbetalinger den dagen de skjer.
Slik fungerer det i praksis
1. Du bestiller avtalen
Du oppretter KID-avtalen for kontoen din via Nettgiro. I systemet finner du dette under Foretak og deretter KID Avtale (OCR).
2. Banken behandler bestillingen
Når bestillingen er sendt, må banken bekrefte avtalen. Dette går ofte raskt, men behandlingstiden varierer. I mange tilfeller tar det fra noen timer til én arbeidsdag.
3. Nye fakturaer får KID automatisk
Etter at avtalen er aktiv, vil nye fakturaer normalt bli opprettet med KID-referanse. Da kan kundene betale med riktig referansenummer med en gang.
4. Betalingen kommer inn fra banken
Når kunden betaler fakturaen, mottar banken innbetalingen som vanlig. Informasjonen om KID brukes deretter til å identifisere hvilken faktura betalingen gjelder.
5. Innbetalingen registreres automatisk
Banken sender OCR-data videre til oss, og fakturaen markeres som betalt når innbetalingen blir lest inn. Du får også varsel på e-post om hvilke fakturaer som er registrert som betalt.
Hvor lang tid tar det før alt er klart?
Selve aktiveringen går vanligvis fort, men du må regne med bankens behandlingstid. Etter at avtalen er godkjent, kan det fortsatt hende at enkelte innbetalinger bruker litt tid på å vises, fordi bankens oppgjør og overføring av betalingsdata ikke alltid skjer umiddelbart.
I praksis blir mange betalinger registrert automatisk uten forsinkelse, men av og til kan det ta opptil 1–2 dager før alt er synlig i systemet.
Hva koster en KID-avtale?
Opprettelsen via Nettgiro er gratis. Det betyr ikke nødvendigvis at løsningen er kostnadsfri totalt, fordi banken din kan ha egne priser for OCR/KID.
Mulige kostnader hos banken
- etableringsgebyr
- fast månedspris
- pris per innbetaling
- eventuelle kostnader for filer eller oppgjør
Noen banker tar bare betalt per transaksjon, mens andre kombinerer dette med et månedlig gebyr. Derfor bør du sjekke prislisten hos banken før du bestiller.
Kostnad i Nettgiro
I Nettgiro kommer det en pris per automatisk registrert OCR-innbetaling. For gratisbrukere er dette 2,00 kr per innbetaling, mens abonnenter betaler 0,00 kr per automatisk registrert OCR-innbetaling.
Vanlige spørsmål
Får du beskjed når avtalen er aktiv?
Ja, du får normalt en bekreftelse på e-post når avtalen er klar til bruk.
Kan samme avtale brukes på flere bankkonti?
Nei. En KID-avtale er koblet til én konto om gangen.
Kan gamle fakturaer få automatisk KID etter aktivering?
Det sikreste er å regne med at KID blir lagt på nye fakturaer etter at avtalen er aktiv. Hvis du er usikker på hvordan tidligere utsendte fakturaer håndteres, bør du kontrollere dette før du sender betalingsinformasjon til kunden.
Ting du bør sjekke før du bestiller
- at du bruker riktig bankkonto for innbetalinger
- hvilke priser og vilkår banken har for OCR/KID
- om du ønsker KID på alle nye fakturaer
- at e-postadressen din er oppdatert, slik at du mottar varsler