Hvis en EHF-faktura ikke lar seg sende, skyldes det som regel at mottaker ikke er tilgjengelig i EHF-registeret akkurat da, eller at organisasjonsnummeret ikke kan motta EHF. Selv om du har sendt til samme kunde tidligere, kan endringer hos mottakeren eller midlertidige driftsavbrudd gjøre at sending blir stoppet.
Hva betyr det at mottakeren ikke kan motta EHF?
EHF er et standardformat for elektronisk faktura mellom virksomheter. Når du sender en EHF-faktura, brukes mottakerens organisasjonsnummer som adresse. Systemet må derfor kontrollere at organisasjonsnummeret er registrert for mottak av EHF før fakturaen kan sendes.
Nettgiro sjekker dette mot åpne mottakerregistre via aksesspunktet som brukes for EHF-levering. Hvis registeret eller mottakers løsning sier at mottak ikke er mulig, blir sendingen stoppet i stedet for å sende en faktura som kanskje aldri kommer frem.
Krav for å kunne sende EHF
For å sende EHF må mottakeren være en virksomhet med registrert organisasjonsnummer. EHF er laget for B2B, altså handel mellom bedrifter og organisasjoner, og brukes ikke for privatpersoner.
- Mottakeren må ha et gyldig organisasjonsnummer.
- Organisasjonsnummeret må være registrert for å motta EHF.
- Mottakers system må være tilgjengelig når fakturaen sendes.
Hvis du fakturerer en privatkunde, må du bruke en annen leveringsmåte, for eksempel e-post eller PDF.
Vanlige grunner til at EHF blir avvist
Feil organisasjonsnummer
Den vanligste årsaken er at nummeret som er lagt inn på kunden, ikke er korrekt. Ett feil siffer er nok til at systemet ikke finner en gyldig EHF-mottaker.
Eksempel: Hvis kunden egentlig har org.nr. 943545634, men du har registrert 943545643, vil fakturaen ikke kunne adresseres riktig.
Mottakeren er ikke registrert som EHF-mottaker
Noen virksomheter har organisasjonsnummer, men tar likevel ikke imot EHF. Da vil oppslag i mottakerregisteret vise at elektronisk faktura ikke kan leveres til den adressen.
Kunden har byttet økonomi- eller regnskapssystem
Hvis mottakeren nylig har skiftet system eller leverandør, kan EHF-oppsettet være endret. Da kan en kunde som tidligere kunne motta EHF, midlertidig eller permanent mangle aktiv mottaksadresse.
Midlertidig feil hos mottaker eller i infrastrukturen
Det hender at mottakers aksesspunkt eller mottakssystem er utilgjengelig i en periode. I slike tilfeller kan du få beskjed om at mottakeren ikke kan ta imot EHF akkurat nå, selv om det har fungert før.
Dette betyr ikke nødvendigvis at noe er feil i fakturaen din. Problemet kan ligge utenfor Nettgiro.no og være midlertidig.
Slik feilsøker du før du prøver igjen
- Kontroller at kunden er registrert med riktig organisasjonsnummer.
- Bekreft med kunden at de fortsatt tar imot EHF på dette organisasjonsnummeret.
- Spør om de nylig har byttet regnskapssystem, ERP eller aksesspunkt.
- Vent litt og prøv igjen senere hvis kunden vanligvis mottar EHF uten problemer.
- Bruk en annen leveringsmåte midlertidig hvis fakturaen haster.
Hvis du tidligere har sendt EHF til samme kunde, er det lurt å nevne dette når du undersøker saken. Da blir det enklere å avklare om noe er endret hos mottakeren.
Hvorfor Nettgiro stopper sendingen
Nettgiro tillater bare sending når aksesspunktleverandøren kan bekrefte at mottak er mulig. Dette gjøres for å redusere risikoen for at en faktura blir sendt til en ugyldig eller utilgjengelig EHF-adresse.
Med andre ord: systemet forsøker ikke å presse gjennom en usikker levering. Hvis oppslaget mot mottakerregister eller mottakers system ikke gir grønt lys, må fakturaen sendes på nytt senere eller via en annen kanal.
Hvis det fungerte før, men ikke nå
Det er lett å tro at feilen ligger i selve fakturaprogrammet når en kunde plutselig ikke kan motta EHF. I praksis skyldes dette ofte oppdateringer hos mottakeren, endringer i registrene eller et kortvarig teknisk avbrudd.
Det viktigste er derfor å sjekke statusen akkurat nå, ikke bare basere seg på at sending fungerte forrige måned.
Når bør du kontakte support?
Ta kontakt med support hvis du har kontrollert organisasjonsnummeret, kunden bekrefter at de skal kunne motta EHF, og problemet fortsatt vedvarer. Oppgi gjerne organisasjonsnummeret det gjelder, slik at saken kan undersøkes raskere.
Jo mer konkret informasjon du sender inn, desto enklere er det å finne ut om problemet ligger i mottakerregisteret, hos mottakeren eller i selve leveringskjeden.