En oppfølgingsplan bestemmer hva som skal skje når en faktura ikke blir betalt innen forfall. Du kan bruke den til å sende påminnelser, purringer og inkassovarsel automatisk etter faste regler.
Hva er en oppfølgingsplan?
En oppfølgingsplan er et sett med hendelser som kjøres i en bestemt rekkefølge etter at en faktura har passert forfallsdato. Hver hendelse kan for eksempel være en vennlig betalingspåminnelse, en purring med gebyr eller et inkassovarsel.
Poenget er at du slipper å følge opp hver enkelt faktura manuelt. Når planen er koblet til fakturaen, håndterer systemet oppfølgingen ut fra reglene du har satt.
Når bør du bruke oppfølgingsplaner?
Oppfølgingsplaner passer når du sender mange fakturaer og vil ha en fast prosess for ubetalte krav. De er også nyttige hvis du vil sikre at alle kunder blir fulgt opp likt, og at varsler sendes til riktig tid.
- Du vil redusere manuelt arbeid.
- Du ønsker samme oppfølging for alle eller bestemte kundegrupper.
- Du vil unngå å glemme å purre eller sende inkassovarsel.
- Du trenger bedre kontroll på når gebyr og renter eventuelt legges til.
Hvordan planen brukes i praksis
Når en faktura forfaller uten betaling, starter oppfølgingsløpet dersom fakturaen er knyttet til en aktiv plan. Systemet vurderer så hvilke steg som skal sendes, og når de skal sendes.
Et enkelt eksempel kan være slik:
- Dag 7 etter forfall: send betalingspåminnelse.
- Dag 14 etter forfall: send purring.
- Dag 28 etter forfall: send inkassovarsel.
Det konkrete innholdet i planen avhenger av hvordan du setter den opp. Du kan ha én standardplan for alle kunder, eller egne planer for spesielle tilfeller.
Slik setter du opp en oppfølgingsplan
- Gå til området i systemet der oppfølgingsplaner administreres.
Foretak -> Oppfølgingsplaner - Opprett en ny plan eller rediger en eksisterende.
- Legg inn stegene i ønsket rekkefølge.
- Bestem hvor mange dager det skal gå mellom forfall og hvert steg.
- Velg hva som skal sendes i hvert steg, for eksempel påminnelse, purring eller inkassovarsel.
- Lagre planen og knytt den til relevante kunder eller fakturaer.
Hvis du bruker flere planer, bør du gi dem tydelige navn, som Standard 14 dager eller Bedriftskunder med manuell kontroll. Da blir det enklere å velge riktig plan senere.
Knytte plan til kunde eller faktura
En oppfølgingsplan må være tilordnet før den kan brukes. som regel velger du planen når du oppretter fakturaen, eller på ettertid inne på selve visiningen av fakturaen.
Ved behov kan du også bruke en annen plan på en enkelt faktura. Det er nyttig hvis en kunde midlertidig skal ha en annen oppfølgingsrutine enn vanlig.
Hva skjer når en faktura blir betalt?
Når fakturaen registreres som betalt, skal videre oppfølging normalt stoppe. Det betyr at senere steg i planen ikke blir sendt for den aktuelle fakturaen.
Hvis betalingen bare dekker deler av kravet, bør du kontrollere hvordan fakturaen står registrert før neste steg går ut. Delbetalinger kan kreve manuell vurdering.
Vanlige feil å unngå
For korte intervaller
Hvis stegene ligger for tett, kan kunden få flere varsler på kort tid. Det kan skape forvirring og unødvendige henvendelser.
Feil plan på feil kunde
Det er lett å tro at alle kunder skal ha samme oppfølging, men noen avtaler krever egne regler. Sjekk derfor at planen som er valgt faktisk passer kunden.
Manglende kontroll før inkassovarsel
Før et strengere steg utføres, bør du være sikker på at fakturaen ikke allerede er betalt, kreditert eller under behandling. Ikke send inkassovarsel hvis kravet er omtvistet eller allerede gjort opp.
Manglende registrering av innbetaling
Innbetalinger blir ikke registrert automatisk med mindre du har satt opp en KID avtale der du sender faktura med KID. Med KID-faktura blir innbetalingene registrert automatisk på nettgiro.no slik at du ikke manuelt må registrere innbetalinger. Har du ikke en KID-avtale aktiv så må du selv registrere innbetalinger når de kommer inn på konto slik at oppfølgingsplanen stopper å utføre oppgavene den har blitt programmert til.
Standard oppfølgingsplan
Nettgiro.no har laget en standard oppfølginsplan som blir valgt som standard dersom du selv ikke lager din egen oppfølgingsplan. Denne kan du selvfølgelig velge bort eller erstatte med din egen plan som du kan bruke som standard. Nettgiro's standardplan er programmert slik:
- Dagen faktura har forfalt: Vennlig påminnelse på mail
- Dag 7 etter forfall: SMS-påminnelse
- Dag 12 etter forfall: Varsel til deg om at saken vil bli sendt videre for oppfølging
- Dag 14 etter forfall: Saken blir sendt til ekstern oppfølging hos vår inkassopartner Collectio AS
Kostnader
Det er gratis å bruke og å opprette oppfølgingsplaner men selve hendelsene kan koste hvis de blir utført. Bla. SMS og sending av saker til inkasso påløper det kostnader på. Merk at det kun vil påløpe en kostnad dersom hendelsen blir utført, altså hvis du har standard oppfølgingsplan med SMS og inkasso, men kunden betaler i tide og du registrerer innbetalingen på fakturaen, da vil ikke hendelsene bli utført og du vil heller ikke måtte betale for ikke-utførte hendelser. Opprettelse av oppfølgingsplaner er en Premium-funsjon som er kun tilgjengelig for abonnenter.
Eksempel for potensielle kostnader som kan påløpe i en plan dersom en faktura ikke blir betalt og hendelser i planen blir utført.
Praktiske råd
- Start med en enkel standardplan og juster ved behov.
- Test gjerne planen på et begrenset utvalg før du bruker den på alle kunder.
- Bruk tydelige navn på planene.
- Gå jevnlig gjennom oppsettet for å sikre at intervaller og innhold fortsatt passer rutinene dine.