Repeterende faktura passer når du sender den samme eller nesten den samme fakturaen med faste mellomrom, for eksempel hver måned eller hvert kvartal. I nettgiro kan du sette opp dette som en automatisk jobb som oppretter nye fakturaer for deg og legger dem i Utboks for utsending.
Når passer repeterende faktura?
En repeterende faktura er nyttig når beløp, intervall og kunde er kjent på forhånd. Det sparer deg for å lage den samme fakturaen manuelt om igjen hver periode.
- abonnementer og medlemsavgifter
- husleie eller leie av utstyr
- retainer for konsulenter, for eksempel 10 000 kroner per måned
- service- og vedlikeholdsavtaler
- faste kvartalsvise gebyrer eller honorarer
Hvis fakturabeløpet varierer mye fra gang til gang, er vanlig manuell fakturering ofte bedre. Da unngår du å måtte justere hver utsendelse i etterkant.
Manuell månedlig faktura eller automatisk fakturering?
Når du bør fakturere manuelt
Manuell fakturering passer når innholdet endres ofte, for eksempel timebasert arbeid, varierende forbruk eller prosjekter som ikke følger en fast pris. Da oppretter du hver faktura enkeltvis og kontrollerer beløp og linjer før sending.
Når du bør bruke automatisk jobb
Automatisk fakturering månedlig er best når samme kunde skal ha samme faktura jevnlig. Nettgiro kan da opprette nye fakturaer etter planen, slik at du slipper å huske datoer og gjenta samme arbeid.
Forskjellen er altså ikke bare tidsbruk. Med en gjentakende løsning får du også en fast struktur for når fakturaen opprettes, mens manuell rutine gir mer fleksibilitet når beløpet varierer.
Slik setter du opp en repeterende faktura i nettgiro
Funksjonen for repeterende fakturaer er tilgjengelig for abonnenter. Hvis du bruker gratisversjonen, må fakturaene opprettes manuelt.
- Velg
Ny repeterende fakturafra menyenFaktura - Velg kunden, legg til varelinjene, MVA og andre detajler.
- Velg startdato for første opprettelse.
- Sett intervall, for eksempel månedlig eller kvartalsvis.
- Angi eventuelt sluttdato hvis avtalen bare skal gjelde i en bestemt periode.
- Lagre oppsettet.
Når oppsettet er aktivt, oppretter systemet nye fakturaer etter planen. De legges i Utboks, der du kan kontrollere dem før de sendes videre.
Hva betyr Utboks i praksis?
Utboks er området der fakturaer ligger klare til utsending. Det gir deg en ekstra kontroll før sending, særlig hvis du vil sjekke dato, pris eller tekst før kunden mottar fakturaen.
Du kan sende på e-post uten ekstra kostnad. Sending via EHF eller post har en pris per utsendt faktura.
Hvordan endrer jeg en gjentakende faktura?
Hvis avtalen fortsetter, men noe skal justeres, bør du oppdatere det repeterende oppsettet før neste kjøring. Man kan kun endre fakturamelding, frekvens og sluttdato på ekisterende repeterende fakturaer.
Hvis du trenger å endre pris eller anntall så må du stoppe den ekisterende jobben og lage en ny repeterende jobb.
Endringen påvirker normalt kommende fakturaer, ikke fakturaer som allerede er opprettet. Har neste faktura allerede havnet i Utboks, må du kontrollere om den også må justeres eller slettes.
Hvordan stopper eller pauser jeg automatisk fakturering?
Stopp en fast avtale
Når et abonnement eller en avtale avsluttes, bør du deaktivere den repeterende fakturaen eller sette en sluttdato. Da opprettes det ikke flere fakturaer etter avslutningen.
Pause en periode
Hvis kunden skal ha et opphold, for eksempel ingen levering i juli, kan du pause løsningen ved å stoppe opprettelsen midlertidig eller flytte neste dato. Hva som er best, avhenger av hvordan du ønsker å gjenoppta avtalen senere.
Sjekk alltid om neste faktura allerede er opprettet i Utboks. Hvis den ligger der, må du slette eller endre den i tillegg til å pause selve oppsettet.
Vanlige feil med abonnementsfaktura
- Du stopper oppsettet, men overser en faktura som allerede ligger i
Utboks. - Du bruker repeterende faktura på oppdrag som egentlig varierer hver måned.
- Du mangler sluttdato på en tidsbegrenset avtale.
- Du antar at alle endringer slår tilbake på gamle fakturaer, selv om de allerede er opprettet.
- Du prøver å sende en vanlig faktura men du gikk inn på feil side og oppretter en repeterende faktura istedet.
Relaterte vurderinger før du starter
For mange virksomheter er repeterende faktura enklest når avtalen har fast pris, fast leveranse og tydelig startdato. Det gjelder ofte foreninger med medlemskontingent, konsulenter med løpende retainer og bedrifter som fakturerer service på faste intervaller.
Ikke glem å merke eventulle fakturaer som betalt når de blir betalt så får du bedre oversikt over hva som er utestående og eventuelt kan purre på faktiske forfalte faktura.