Du kan endre fakturanummer manuelt når du oppretter neste faktura. Det gjør du direkte i feltet for fakturanummer på fakturaen, og systemet fortsetter deretter videre fra nummeret du har valgt.
Når er det aktuelt å overstyre fakturanummer?
Manuell endring er nyttig hvis nummerserien i Nettgiro har kommet ut av takt med fakturaer du har sendt fra et annet system. Et typisk eksempel er at du har opprettet faktura 71 og 72 et annet sted, og derfor må neste faktura i Nettgiro starte på 73.
Dette bør bare gjøres når du har en konkret grunn til å justere serien. Målet er at fakturaene dine fortsatt skal følge en sammenhengende og etterprøvbar rekkefølge.
Slik endrer du fakturanummer
- Opprett en ny faktura som vanlig.
- Finn feltet for
Fakturanummer. - Klikk i nummerfeltet for å endre nummeret manuelt.
- Bekreft at du vil overstyre automatisk nummerering.
- Skriv inn riktig nummer, for eksempel
73. - Lagre eller send fakturaen som vanlig.
Når overstyringen er gjennomført, vil neste faktura normalt få neste ledige nummer i samme serie. Setter du denne fakturaen til 73, vil neste som regel fortsette med 74.
Krav til nummerserie og sporbarhet
Fakturaer skal kunne spores i regnskapet, og nummerserien må være systematisk. Etter norske regler om bokføring og sporbarhet er det viktig at bilag kan følges i en logisk rekkefølge uten uklare hopp eller duplikater.
Det betyr i praksis at du bør ha en fortløpende nummerserie og kunne forklare avvik. Hvis du har brukt et annet fakturaprogram i en periode, bør dokumentasjonen vise hvorfor enkelte nummer ble opprettet der og hvorfor serien videreføres i Nettgiro.
Unngå å bruke samme fakturanummer to ganger. Du bør heller ikke hoppe over nummer uten at du kan dokumentere årsaken.
Vanlige feil når du endrer nummer manuelt
Du velger et nummer som allerede er brukt
Hvis nummeret finnes fra før, kan det skape problemer både i regnskapet og ved revisjon eller kontroll. Sjekk derfor tidligere fakturaer før du overstyrer.
Du prøver å rette opp serien for sent
Det er enklest å korrigere nummeret på neste faktura før du sender den. Har du allerede sendt flere fakturaer med feil rekkefølge, bør du først avklare hva som faktisk er korrekt serie.
Du mangler forklaring på avvik
Har du fakturert fra flere systemer, bør du kunne vise sammenhengen. Et enkelt eksempel er at faktura 71 og 72 ble laget i et annet program, mens faktura 73 og videre ble sendt fra Nettgiro.
Eksempel på riktig bruk
La oss si at neste nummer som vises i Nettgiro er 71. Du vet samtidig at faktura 71 og 72 allerede er sendt fra et annet system. Da oppretter du en ny faktura i Nettgiro, klikker på Fakturanummer, bekrefter overstyringen og skriver 73.
Da blir denne fakturaen nummer 73, og serien kan fortsette videre derfra. På den måten beholder du en ryddig og sporbar fakturahistorikk.