Mange søker etter Faktura mal eller Gratis faktura mal fordi de vil fakturere uten å betale for et dyrt system. Det er forståelig, men for næringsdrivende er det viktigere at fakturaen følger reglene enn at den ser riktig ut.
Hos nettgiro.no kan du registrere deg gratis og sende faktura på e-post uten abonnementskostnad. Du kan derfor bruke løsningen som et gratis fakturasystem i det daglige, og bare betale hvis du trenger tillegg som EHF, utsendelse på papir, Inkasso osv.
Hva menes med faktura mal?
En faktura mal er ofte et dokument i Word, Excel eller PDF der du fyller inn kunde, dato, beløp og betalingsinformasjon selv. Slike maler virker enkle å komme i gang med, spesielt hvis du bare sender noen få fakturaer i måneden.
Problemet er at en mal bare er et oppsett. Den passer dårlig når du må holde orden på fakturanummer, MVA, forfall, historikk og dokumentasjon over tid.
Hvorfor søker så mange etter gratis faktura mal?
Den vanligste grunnen er kostnad. Mange små bedrifter, frilansere og nystartede foretak antar at fakturaprogram alltid innebærer månedlige gebyrer og bindingstid.
En annen grunn er at behovet kan virke enkelt i starten. Hvis du skal sende én faktura på 12 500 kroner for et oppdrag du nettopp har levert, kan det føles unødvendig å sette opp et helt system bare for dette.
Likevel blir det fort mer krevende når du sender flere fakturaer, må legge til MVA, følge opp betalinger eller dokumentere salget ved kontroll. Da er et fakturaprogram ofte enklere enn en manuell mal.
Fordeler med en gratis faktura mal
- Du kommer raskt i gang.
- Du kan tilpasse utseendet selv.
- Det kan være nyttig som utkast eller intern skisse.
- Det kan fungere for helt enkle behov hvis du ikke driver bokføringspliktig virksomhet.
For eksempel kan en mal være grei hvis du vil teste hvordan prislinjer, rabatt eller tekst skal se ut før du legger det inn i et system.
Ulemper med faktura mal i Word eller Excel
Den største svakheten er at en manuell mal ikke automatisk ivaretar kravene til nummerering og sporbarhet. Når du selv skriver inn fakturanummer, øker risikoen for hull i serien, duplikater eller feil rekkefølge.
Du må også passe på alle detaljer selv. Det gjelder blant annet datoer, MVA-satser, kundeopplysninger, summering og betalingsinformasjon.
- Ingen automatisk nummerering i kontrollerbar rekkefølge.
- Mer manuelt arbeid ved hver faktura.
- Større fare for regnefeil og tastefeil.
- Dårligere oversikt over hva som er sendt og betalt.
- Ingen innebygd støtte for utsending via EHF.
Hvis du driver næringsvirksomhet, bør du være varsom med å bruke en enkel dokumentmal som endelig faktura. Det som virker billig i starten kan koste tid og skape problemer senere.
Hva må en gyldig faktura inneholde?
En faktura må ha opplysninger som gjør salget tydelig og etterprøvbart. Nøyaktig innhold vil variere etter virksomhet og om du er MVA-registrert, men i praksis bør du alltid kontrollere at grunnleggende fakturadata er på plass.
- Fakturanummer.
- Fakturadato.
- Selgers navn og organisasjonsnummer.
- Kundens navn og adresse eller annen relevant identifikasjon.
- Beskrivelse av varen eller tjenesten.
- Pris, antall og totalsum.
- Forfallsdato.
- MVA der det er aktuelt.
- Kontonummer og eventuelt KID.
KID er et betalingsnummer som gjør det enklere å matche innbetalinger automatisk. Det er ikke nødvendig på alle fakturaer, men det kan være nyttig hvis du vil ha bedre kontroll på betalingene.
Når bør du velge fakturaprogram i stedet for gratis faktura mal?
Så snart du sender fakturaer jevnlig, er et fakturaprogram som regel det tryggeste valget. Det gjelder også hvis du fakturerer med MVA, trenger orden i nummerserien eller vil unngå å gjøre de samme oppgavene manuelt hver gang.
Et system er også nyttig når du sender til bedrifter som ønsker EHF, altså elektronisk handelsformat for faktura. Da holder det ikke med en PDF-mal alene.
Slik kan du bruke nettgiro.no som et gratis fakturasystem
Nettgiro.no er gratis å registrere seg i, og du kan sende faktura på e-post uten abonnementspris. For mange små virksomheter dekker dette det viktigste behovet uten at du må kjøpe en stor programpakke.
Kom i gang
- Opprett konto i nettgiro.no.
- Legg inn firmaopplysninger og kontonummer.
- Registrer kunden du skal fakturere.
- Opprett ny faktura og fyll inn vare- eller tjenestelinjer.
- Kontroller dato, forfall og MVA-behandling.
- Send fakturaen på e-post.
Eksempel: Du har utført en konsulentjobb på 10 timer à 950 kroner. Du legger inn 10 timer, pris per time og eventuelt 25 % MVA dersom virksomheten din er MVA-registrert. Systemet hjelper deg med oppsettet, og du slipper å bygge fakturaen manuelt fra bunnen av.
Hva er gratis, og hva kan koste ekstra?
Du kan bruke nettgiro.no gratis til registrering og utsending av faktura via e-post. Det gjør løsningen aktuell for deg som vil holde kostnadene nede i oppstartsfasen.
Noen funksjoner kan ha egen pris, for eksempel EHF, brevutsendelse eller andre tilleggstjenester. Det betyr at du kan starte gratis og bare betale hvis du faktisk trenger mer avansert distribusjon eller ekstra oppfølging.
Vanlige feil når du bruker faktura mal
Manuell nummerering
Mange skriver inn fakturanummer selv, som 1001, 1002 og 1003. Det virker ryddig, men blir fort vanskelig å kontrollere hvis en faktura slettes, erstattes eller sendes på nytt.
Feil MVA
En annen gjenganger er at MVA beregnes feil eller utelates der den skulle vært med. En enkel mal varsler deg ikke om slike feil.
Mangelfull kundedata
Hvis kundenavn, adresse eller organisasjonsnummer mangler, kan det skape spørsmål både hos kunden og i regnskapet. Dette skjer lettere når alt fylles inn for hånd.
Dårlig oversikt over betalinger
Med separate dokumenter på PC-en blir det lett uklart hvilke fakturaer som er sendt, forfalt eller betalt. Da må du ofte lage egne lister ved siden av.
Er gratis faktura mal noen gang nok?
For enkelte svært enkle situasjoner kan en mal være et midlertidig hjelpemiddel. Men hvis du driver virksomhet og vil fakturere korrekt over tid, er det som regel mer fornuftig å bruke et fakturaprogram fra start.
Det trenger heller ikke være dyrt. Nettgiro.no passer for deg som vil sende faktura gratis på e-post og samtidig bruke en løsning som er laget for faktisk fakturering, ikke bare dokumentoppsett.
Oppsummering
Faktura mal og Gratis faktura mal er populære søk fordi mange ønsker en rimelig måte å fakturere på. En enkel mal kan virke fristende, men den gir ofte mer manuelt arbeid og større risiko for feil enn et system som håndterer faktureringen for deg.
Hvis du vil holde kostnadene nede og samtidig sende faktura på en ryddig måte, kan du bruke nettgiro.no gratis ved registrering og e-postutsendelse. Trenger du senere EHF eller andre tillegg, kan du aktivere det ved behov.