En faktura brukes når kunden skal betale senere. En kvittering, i praksis er det samme som en kontantfaktura, brukes når betalingen skjer med en gang eller allerede er mottatt.
Hva er forskjellen?
Hovedskillet er tidspunktet for betaling. Med en vanlig faktura gir du kunden en betalingsfrist, for eksempel 14 dager. Med en kvittering/kontantfaktura dokumenterer du et salg som er betalt ved levering eller på stedet.
Begge dokumentene kan brukes som underlag i regnskapet, men de dekker ulike situasjoner. Faktura passer for salg på kreditt, mens kvittering passer for direkte oppgjør.
Når bruker du vanlig faktura?
Velg faktura når kunden ikke betaler med en gang. Det er typisk ved salg til bedrifter, faste kunder eller oppdrag der du sender kravet etter at varen eller tjenesten er levert.
- Du utfører et oppdrag i april og sender betaling med forfall 14. mai.
- Du selger varer til en bedriftskunde som ønsker betaling samlet i etterkant.
- Du trenger å følge opp ubetalte krav senere.
I disse tilfellene fungerer fakturaen både som betalingskrav og dokumentasjon på salget.
Når bruker du kvittering eller kontantfaktura?
Bruk kvittering/kontantfaktura når kunden betaler med en gang, for eksempel med kort, Vipps eller kontanter. I Nettgiro.no brukes begrepene om det samme dokumentet.
- Du selger en vare i butikk og kunden betaler der og da.
- Du utfører en liten tjeneste hjemme hos kunden og får oppgjør med en gang.
- Du har allerede mottatt betalingen og skal dokumentere salget.
Et enkelt eksempel er et salg på 1 250 kroner inkludert MVA som kunden betaler med kort ved levering. Da er kvittering/kontantfaktura riktig valg, ikke en faktura med senere forfall.
Slik velger du riktig dokument
Et praktisk spørsmål er: Har kunden betalt nå, eller skal kunden betale senere? Svaret avgjør som regel valget.
- Betaling senere: bruk faktura.
- Betaling tidligere eller betaling på stedet: bruk kvittering/kontantfaktura.
Hvis du velger feil dokumenttype, kan det bli unødvendig rot i både regnskap og betalingsoppfølging. Derfor er det lurt å ta stilling til betalingsmåten før du oppretter salget.
Hvordan lage faktura/kontantfaktura i nettgiro.no
Etter at du har funnet ut av hvilken type dokument du trenger å opprette går du til menyvalget Faktura og velger enten Ny faktura eller Ny kontantfaktura. Deretter fyller du ut dokumentet på samme måte på begge alternativer.
Merk at en kontantfaktura, siden den i prinsippet allerede er betalt, vil den automatisk få status som betalt straks den er opprettet.
Vanlige misforståelser
Kvittering og kontantfaktura er to forskjellige ting
Hos nettgiro.no skal du ikke skille mellom disse. Når vi omtaler kvittering, mener vi det samme som kontantfaktura.
Du kan sende vanlig faktura selv om kunden allerede har betalt
Det er normalt bedre å bruke kvittering/kontantfaktura når oppgjøret allerede er gjort. Da stemmer dokumentasjonen bedre med det som faktisk har skjedd.
Faktura er alltid riktig for næringskunder
Ikke nødvendigvis. Også en bedriftskunde kan betale på stedet. Da kan kvittering/kontantfaktura være riktig, så lenge betalingen skjer med en gang.
Hva bør du huske?
Velg dokumenttype ut fra når betalingen skjer. Skal kunden betale senere, oppretter du en faktura. Er betalingen mottatt med en gang, bruker du kvittering/kontantfaktura.