Ja, du kan automatisere purring faktura i nettgiro.no. Du setter opp en oppfølgingsplan for fakturaen, og kan la saken gå videre til ekstern oppfølging hos inkassoselskap hvis kunden fortsatt ikke betaler.
Når bør du purre på en ubetalt faktura?
Det er ikke alltid riktig å gå rett til en streng oppfølging. Mange forsinkede betalinger skyldes en glemt e-post, intern godkjenning hos kunden eller feil kontaktinformasjon.
Et praktisk oppsett er å starte med en vennlig påminnelse på eller like etter forfallsdato. Hvis fakturaen fortsatt står åpen etter en stund, kan du trappe opp med purring og eventuelt inkassovarsel eller inkasso.
I norsk praksis går oppfølging ofte i denne retningen: påminnelse, purring, inkassovarsel og deretter inkasso. Nettgiro.no støtter denne flyten, men du må selv passe på at bruken følger gjeldende regler, blant annet for gebyr og frister.
Slik setter du opp automatisk purring i nettgiro.no
1. Gå til oppfølgingsplaner
Åpne Foretak og deretter Oppfølgingsplaner. Her finner du planene som styrer hva som skal skje etter forfall.
Du kan lage en ny plan fra bunnen av, eller ta utgangspunkt i en eksisterende standardplan og tilpasse den. Hvis du har en plan du bruker ofte, kan du merke den som Min standard slik at den blir foreslått automatisk på nye fakturaer.
2. Velg hvilke hendelser planen skal inneholde
Hver hendelse legges på et bestemt antall dager før eller etter forfallsdato, med et klokkeslett. Det gjør at du kan bygge en oppfølgingsplan som passer kundene dine og hvor raskt du vil følge opp ubetalte fakturaer.
Du kan bruke disse hendelsene:
- Vennlig påminnelse – sendes på e-post og koster ingenting.
- Purring – sendes som brev i posten. Du kan velge purregebyr der reglene tillater det.
- Inkassovarsel – sendes per post og avslutter videre automatisk oppfølging på fakturaen.
- SMS-påminnelse – sendes til kundens mobilnummer og er en betalt tjeneste.
- Varsle meg – sender intern beskjed til deg på e-post.
- Automatisk oppfølging hos inkassobyrå – overfører saken til Collectio AS.
3. Bruk en enkel plan først
Hvis du er usikker på hvor strengt du bør starte, kan du velge en mild oppfølgingsplan som dette:
- Dag 0: vennlig påminnelse
- Dag 14: vennlig påminnelse
- Dag 30: purring uten gebyr
For kunder som ofte betaler sent, men normalt gjør opp, kan dette være nok. Du holder tonen profesjonell uten å eskalere for tidlig.
Hvis du vil ha en tydeligere oppfølging, kan en plan se slik ut:
- Dag 0: vennlig påminnelse
- Dag 14: SMS-påminnelse
- Dag 28: purring i brev
- Dag 45: automatisk oppfølging hos Collectio
For ekstra gode kunder kan du også bruke en myk variant med bare e-postpåminnelser, for eksempel på dag 0, 7 og 14.
4. Velg planen når du sender fakturaen
Når du oppretter eller sender en vanlig faktura, velger du ønsket plan i feltet Oppfølgingsplan. Du kan også velge Ikke bruk oppfølgingsplan hvis du vil følge opp manuelt.
Planen begynner først å gjelde når fakturaen faktisk er sendt. Da lager systemet en oversikt over planlagte hendelser ut fra forfallsdatoen.
For repeterende fakturaer følger samme plan med videre på fakturaene som opprettes fra oppsettet. Det er nyttig hvis du vil ha lik oppfølging hver måned.
Hva skjer etter forfall?
Tidslinjen viser hele oppfølgingen
På fakturasiden ser du en tidslinje med det som er planlagt og det som allerede er utført. Det gjør det enkelt å se om neste steg er en e-postpåminnelse, en purring eller overføring til inkasso.
Dette er spesielt nyttig hvis flere i bedriften følger opp fakturaer. Da slipper dere å lure på hva som allerede er sendt.
Du kan pause eller endre planen underveis
En oppfølgingsplan er ikke låst. Du kan stoppe midlertidig, starte igjen senere, bytte til en annen plan eller fjerne koblingen helt fra fakturaen.
Hvis du pauser planen, stanses ventende hendelser, men tidligere historikk blir liggende. Det er nyttig hvis kunden for eksempel lover betaling neste uke og du vil unngå at en ny purring går ut i mellomtiden.
Vær oppmerksom på kostnader
Noen typer automatisk purring er gratis, mens andre medfører kostnad. E-postpåminnelser og interne varsler er uten pris, mens postutsendelser, SMS og overføring til Collectio kan koste noe.
Når en plan inneholder betalte steg, viser nettgiro.no et kostnadsvarsel ved utsendelse. Du får da et bilde av hva oppfølgingen maksimalt kan koste hvis alle hendelsene faktisk blir gjennomført.
Når brukes Collectio for inkasso?
Collectio kan være en del av oppfølgingsplanen
Hvis du vil at en sak skal sendes videre automatisk når kunden fortsatt ikke betaler, kan du legge inn Automatisk oppfølging hos inkassobyrå som et steg i planen. Når denne datoen nås, opprettes saken hos Collectio AS.
Dette passer hvis du vil slippe manuell vurdering på hver enkelt faktura. For eksempel kan du la en faktura på 12 500 kroner gå til Collectio 45 dager etter forfall dersom tidligere varsler ikke har ført frem.
Du kan også sende én faktura manuelt
Hvis en faktura ikke har en aktiv oppfølgingsplan, kan du fra fakturasiden sende den manuelt til automatisk oppfølging hos Collectio. Det er praktisk når du ikke ønsker faste regler på alle kunder.
Har fakturaen allerede en aktiv oppfølgingsplan, må videre oppfølging styres derfra. Da bruker du ikke manuell overføring på samme måte.
Status mot Collectio vises på fakturaen
Når en sak er sendt til Collectio, ser du status direkte på fakturaen. Den kan for eksempel stå som i kø, under behandling, fullført eller avbrutt.
Hvis kunden betaler etter at saken er sendt videre, blir betalingen synkronisert tilbake. Fakturaen markeres da som betalt i nettgiro.no.
Pass på at betalingsdatoen du registrerer er riktig hvis kunden betaler direkte til deg på en sak som har blitt sendt til inkasso. Den datoen sendes videre til Collectio, og feil kan være krevende å rette opp i etterkant.
Du må godta vilkårene først
For å bruke Collectio i oppfølgingen må foretaket være koblet til denne partneren, og vilkårene deres må være akseptert. I praksis er dette også en forutsetning for å ta i bruk oppfølgingsplaner.
Vanlige feil ved automatisk oppfølging
Purring med gebyr før Collectio
Dette er en vanlig fallgruve. Hvis du planlegger eller sender purring med gebyr før saken skal overføres til Collectio, kan overføringen bli blokkert.
Skal du bruke ekstern inkasso via Collectio, bør du derfor bygge planen med dette i tankene fra start. Legg Collectio-steget inn slik at det ikke kommer i konflikt med gebyrbelagte purringer.
Manglende e-post eller mobilnummer
En e-postpåminnelse krever at kunden har en gyldig e-postadresse registrert. SMS-påminnelse krever mobilnummer.
Hvis kundeinformasjonen er mangelfull, får ikke disse hendelsene samme effekt. Det er smart å kontrollere kontaktdata før du sender fakturaen.
For tette eller ugyldige hendelser i planen
Systemet passer på flere regler automatisk. Du kan blant annet ikke legge inn ubegrenset med gebyrbelagte purringer, og visse hendelser må ha en minste avstand i tid.
Det er også begrensninger på hvor tidlig inkassovarsel og Collectio kan legges etter forfall. I tillegg kan du normalt bare ha én hendelse per dag, med unntak av Varsle meg.
Tro at alt skjer før fakturaen er sendt
En oppfølgingsplan starter ikke idet du oppretter utkastet. Først når fakturaen er sendt, beregnes de faktiske datoene og hendelsene legges i kø.
Hvis du vil purre manuelt i stedet
Du trenger ikke bruke automatisk purring på alle fakturaer. Fra fakturasiden kan du fortsatt sende en manuell vennlig påminnelse på e-post uten kostnad.
Det må gå minst 24 timer mellom slike manuelle påminnelser til samme kunde. Du kan også bruke purringsfunksjonen på fakturaen for manuell purring eller inkassovarsel når det passer bedre enn en fast oppfølgingsplan.
FAQ
Kan jeg bruke oppfølgingsplan på alle typer fakturaer?
Nei, dette valget brukes på vanlige fakturaer. Det gjelder ikke kreditnota eller kontantfaktura.
Kan jeg endre plan etter at fakturaen er sendt?
Ja. Du kan pause, gjenoppta, bytte plan eller fjerne planen fra fakturaen senere.
Hva stopper videre automatisk oppfølging?
Inkassovarsel stopper senere planlagte hendelser. Det samme gjør overføring til Collectio.
Kan jeg ha både oppfølgingsplan og manuell Collectio-overføring på samme faktura?
Normalt nei. Har fakturaen en aktiv plan, bør oppfølgingen styres gjennom den planen.
Hva er en god første oppfølgingsplan?
For mange små bedrifter er dette et trygt startpunkt: dag 0 vennlig påminnelse, dag 14 ny påminnelse og dag 30 purring uten gebyr. Derfra kan du justere etter kundetype og risiko.